pemeliharaan mesinmesin kantor

pemeliharaan mesinmesin kantor

pemeliharaan mesinmesin kantor

pemeliharaan mesinmesin kantor
pemeliharaan mesinmesin kantor

PENGERTIAN MESIN-MESIN KANTOR

      Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara efesien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, magnetik, dan elektrik (Tjandra Sheddy N., dkk, 2008:hal 47).

      Mesin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanik, elektris, elektronis, maupun magnetis yang di gunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, ataupun mengirim keterangan yang di butuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor diantaranya adalah komputer, telepon, internet, mesin tik manual dan elektronik, dsb. (http://smk-nusantara-melawi.blogspot.com/).

2.2 MANFAAT PENGGUNAAN MESIN-MESIN KANTOR

      Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun melalui tahap perencanaan terlebih dahulu, ditemukan beberapa keuntungan dan kerugian. Adapun keuntungan atau manfaat dalam penggunaan mesin-mesin kantor adalah sbb: (Moekijat,1989:hal 66)

  1. Untuk menghemat tenaga kerja

Akan terdapat penghematan pada daftar pembayaran atau tenaga kerja dapat di kurangi untuk pekerjaan lain.

  1. Untuk menghemat waktu

Beberapa pekerjaan harus diselesaikan dalam suatu jangka waktu tertentu, misalnya dalam mempersiapkan upah.

  1. Untuk meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan

Misalnya mesin hitung memberikan penelitian secara mekanis dan meniadakan kegiatan pemeriksaan.

  1. Untuk mengurangi rasa bosan di bandingkan dengan metode tulisan tangan

Beberapa mesin adalah membosankan, tetapi apabila pekerjaan dilakukan dengan cepat mungkin rasa bosan tersebut dapat dikurangi.

  1. Pekerjaan nampak lebih baik, misalnya faktur yang diketik.
  2. Untuk mencegah penyalahgunaan, misalnya mesin untuk menulis cek.
  3. Untuk mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian menambah mutu pekerjaan, misalnya mesin ketik elektrik.
  4. Untuk memberikan keterangan yang lebih banyak, lebih cepat dari sebelumnya, kepada manajemen, misalnya komputer elektronik.

Sedangkan kerugian dalam penggunaan mesin-mesin kantor adalah sbb: (Moekijat,1989:hal 67)

  1. Mesin tidak dapat mengerjakan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan tinggi, misalnya seorang akuntan masih diperlukan meskipun di pergunakan mesin hitung.
  2. Tingkat penyusutan beberapa mesin adalah tinggi, misalnya mesin hitung elektronis mengakibatkan mesin-mesin yang lain cepat menjadi out of date.
  3. Biaya barang-barang keperluan kantor dan alat tulis menulis serta cetak mencetak, misalnya dengan mesin hitung hal ini tidak terlihat.
  4. Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang cakap atau biaya untuk melatih mereka, terutama operator mesin hitung.
  5. Pengarunya terhadap sistem-sistem perkantoran, misalnya penggunaan komputer dapat berarti suatu perubahan besar daripada sistem-sistem perkantoran.
  6. Pegawai lebih mudah dipindahkan dari bagian yang satu kebagian yang lain ketimbang mesin.
  7. Tidak ada fleksibilitas dari beberapa metode mesin.
  8. Biaya modal, misalnya mesin-mesin tertentu harganya sangat mahal.
  9. Kesulitan pemeliharaan dan dalam terjadi kerusakan mesin.

2.3 PERTIMBANGAN DALAM PENGADAAN MESIN-MESIN KANTOR

            Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang semakin meluas memberikan beban dan tanggung jawab yang semakin besar terhadap manager perkantoran. Ia harus mengatur semua fakta yang ada mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan perkantoran. Pertimbangan yang matang terhadap faktor-faktor penting seperti karakteristik mesin-mesin yang telah dimiliki, biaya setiap satuan hasil (cost per unit), dana permulaan (initial cost), biaya pemeliharaan (maitenance cost), karakteristik mesin yang akan dibeli dan leveransir mesin perkantoran yang ada.

            Sebelum melaksanakan pengadaan mesin, manager perkantoran hendaknya mempertimbangkan dengan seksama faktor-faktor di bawah ini (Moekijat, 1991:hal 28):

  1. Jenis pekerjaan perkantoran dan cara menyelesiakannya

Tujuan pekerjaan harus di rumuskan dengan jelas dan diperiksa dengan seksama untuk menjamin bahwa tujuan tersebut adalah penting. Kemudian menentukan cara kerja yang terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

  1. Kebutuhan individu karyawan

Kebutuhan pengadaan mesin perkantoran harus didasarkan atas kebutuhan individu karyawan untuk melaksanakan tugas pekerjaan kantornya. Pendekatan kebutuhan individu ini sangat penting dalam hubungannya dengan mesin perkantoran tersebut.

  1. Penghematan waktu

Pengadaan mesin baru diharapkan mampu menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, sehingga menimbulkan penghematan dalam keseluruhan waktu baik dalam jumlah maupun nilainya. Jumlah waktu yang dihemat tergantung pada volume pekerjaan yang dihasilkan. Sebagian besar di pengaruhi oleh di mungkinkannya penggabungan pekerjaan, fleksibilitas untuk menyelenggarakan bermacam-macam jenis pekerjaan untuk berbagai volume pekerjaan yang

berbeda-beda. Penggunaan waktu yang dihemat harus dinilai. Agar menguntungkan, waktu yang dihemat harus dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor produktif lainnya.

  1. Fleksibilitas penggunaan mesin

Penghematan yang diperoleh dari penggunaan mesin perkantoran dipengaruhi oleh kemampuan dan fleksibilitas mesin tersebut dipergunakan untuk menyelesaikan bermacam-macam pekerjaan dalam kantor.

  1. Harga dan kebutuhan dana investasi

Harga atau nilai mesin merupakan pertimbangan yang penting dalam pengadaan mesin perkantoran. Harga mesin harus sesuai dengan pelayanan yang mampu diberikan oleh mesin tersebut.

  1. Ramalan mengenai beban pekerjaan perkantoran

Seperti halnya dalam semua perencanaan, pengadaan mesin kantor tidak hanya mempertimbangkan volume dan pekerjaan kantor yang ada sekarang. Tetapi harus mampu mengantisipasi kebutuhan untuk waktu yang akan datang.

  1. Kualitas kerja mesin

Apabila mesin dipergunakan untuk membantu pekerjaan tangan, biasanya menghasilkan ketelitian yang tinggi, formulir yang dibuat dengan mesin pada umumnya lebih baik, rapi, seragam dan mudah dibaca dibandingkan dengan formulir-formulir yang ditulis dengan tangan.

  1. Nilai keindahan

Performance atau penampilan mesin kantor itu penting. Mesin kantor janganlah hanya dipandang sebagai alat fisik untuk membantu menyelesaikan pekerjaan kantor saja, tetapi juga di pandang sebagai alat pendorong produktifitas karyawan. Pengadaan mesin yang tepat menimbulkan sikap positif karyawan, sehingga memungkinkan karyawan bekerja lebih efesien.

            Adapun hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-mesin kantor menurut adalah (Tjandra Sheddy N., dkk, 2008:hal 48)

  1. Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.
  2. Jenis mesin hendaknya praktis.
  3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.
  4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.
  5. Mutu mesin harus baik.
  6. Mesin dapat digunakan untuk berbagai macam pekerjaan.
  7. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.
  8. Mesin dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.
  9. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
  10. Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin tersebut.

Baca Juga :